Como emitir, agrupar e acompanhar faturas

Emissão automática

Na rotina de cobrança, serviços do mesmo cliente, marca, data de vencimento e forma de pagamento devem ser agrupados em uma única fatura. Cada serviço permanece como item separado para facilitar a conferência. Complementos sem pedido próprio herdam a forma de pagamento configurada no serviço principal, evitando que sejam separados apenas por não possuírem um pedido independente.

Serviços com pagamento único são cobrados somente no pedido original. Eles não geram renovação, mesmo que tenham sido importados de outro sistema com uma data antiga. Serviços gratuitos ou cobranças cujo total seja zero também não devem produzir uma nova fatura automática.

Emissão manual

Abra o cliente e selecione Nova fatura. Adicione descrição, quantidade e valor de cada item, escolha vencimento e forma de pagamento. O seletor apresenta todos os gateways ativos em Configurações > Formas de pagamento. Crédito do cliente aparece somente quando a conta possui saldo positivo; ao escolhê-lo, o crédito disponível é aplicado à fatura. Pagamento manual e gateways inativos não são oferecidos. Revise o total antes de salvar.

Pagamentos

O gateway notifica o painel e a baixa deve ser idempotente: uma mesma confirmação não pode gerar crédito duplicado. Se houver pagamento sem conciliação, pesquise a transação antes de marcar manualmente.

Quando os gateways estiverem configurados para emissão em todas as faturas, o painel prepara automaticamente boleto e Pix mesmo que a forma principal seja cartão. Enquanto a fatura estiver aberta e os códigos forem válidos para o saldo e vencimento atuais, a tela administrativa mostra a seção Boleto e Pix gerados automaticamente. Nela é possível copiar a linha digitável, abrir o boleto, visualizar o QR Code e copiar o Pix Copia e Cola.

Uma fatura paga, cancelada ou cujo valor ou vencimento tenha mudado não reutiliza códigos antigos. Nesses estados, consulte o livro contábil e o histórico de cobranças em vez de reenviar instruções que já não são pagáveis.

Comunicação

Os e-mails devem exibir valor formatado, vencimento e link correto da fatura. Use o histórico para confirmar o envio.

Faturas sem saldo

Uma fatura com total e saldo de até R$ 0,01 é encerrada automaticamente como Paga, sem criar uma transação financeira de valor zero. Isso também vale para itens gratuitos e faturas integralmente cobertas por crédito.

As rotinas automáticas de vencimento e cobrança conferem o saldo antes de alterar o status. Se encontrarem uma fatura antiga ainda aberta, mas sem saldo, corrigem o registro para Paga em vez de exibi-lo como Vencida ou Cobrança.